Lede word daarop gewys dat die gebruik van dieselfde of soortgelyke foto in twee verskillende mediums bv. in digitaal kleur en digitaal monochroom nie aanvaarbaar is nie. Dit word geheel en al ontmoedig. E-Fotografie inskrywings vir die klubaand word op Photovault gedoen. Maak asb seker dat jy die presensielys by die klubaand teken, anders san jou inskrywings gediskwalifiseer word later.

Tydens klubaande sal daar 1 maandonderwerp, 1 monochroom en 2 ope afdeling fotos per teenwoordige fotograaf aanvaar word vir beoordeling en kommentaar soos gewoontlik en 1 ope afdeling foto sal aanlyn beoordeel word met skriftelike kommentaar. ‘n Maandonderwerpinskrywing is nie verpligtend nie, maar dan mag jy hoogstens 1 monochroom en 2 eie keuse fotos inskryf.As ’n fotograaf nie teenwoordig is nie, sal sy/haar fotos nie beoordeel word nie. Die motivering vir hierdie reël is dat ’n fotograaf uit die kommentaar van die beoordelaars moet/kan leer. As jy nie daar is nie, kan jy nie leer nie en dus nie groei in jou gekose kunsvorm nie.

As jou goue toekennings vir ‘n spesifieke ster gradering vol is, maar jy kort nog salon aanvaardings om amptelik bevorder moet word, moet jy reeds op die volgende ster gradering inskryf vir beoordeling op klubvlak. Dit beteken dat jy jou stergradering asb op Photovault moet regmaak na die volgende ster gradering. Lede is op die stadium self verantwordelik om hulle stergradering op Photovaultreg te maak wanneer hulle bevorder word.

Alle digitale beelde word beoordeel deur ‘n View program “The Other Project” op ‘n gekalibreerdeskerm/projektor (Gamma value 2.2 and White point 6500°). The Other Project is gratis beskikbaar op die internet by  https://www.photovaultonline.com//photovault/help/TheOtherProjectSetup2102.exe . Dit is dieselfde viewer wat by Salonne gebruik word.

Beelde moet in JPG leêr formaat wees met ‘n maksimum van grootte 500kb en 1920×1080 pixels.Horisontale beelde moet ‘n maksimum wydte hê van 1920, en maksimum hoogte van 1080. Vertikale beelde moet ‘n maksimum hoogte hê van 768.

Die benamings reëls is nie meer van toepassing op die Photovault stelsel nie. Omdat lede self daar registreer word al die inligting uit die stelsel gekry en lede hoef die fotos slegs te benaam met hulle titel, bv “Geel blom”. Die fotos moet elke maand op die Photovault webblad gelaai word.